Come organizzare un evento elegante e sofisticato, nel modo giusto, ma soprattutto in modo professionale?

Si sa quello dell’organizzatore di eventi è un mestiere difficile, spesso tante persone non riescono a capire fino in fondo in cosa consiste. In verità, l’event planner è un vero e proprio Project Manager. Un professionista multitasking, con doti creative ed empatiche; un curioso per natura. Squazza felice nel problem solving, elaborando qualora dovesse servire, il piano: A/B/C, come dire un vero e proprio James Bond degli eventi. Il suo obiettivo primario è emozionare, coinvolgere e comunicare positività.Di solito le organizzatrici di eventi, amano essere pratiche, le loro borse sono prevalentemente a zainetto o a tracolla, e sono dei veri piccoli scrigni magici. Io sono tra quelle che preferisce la tracolla e tutte le mie borse sono molto ma molto piccole con dentro un mondo, tanto da fare invidia alla cara e tanto amata Tata Mary.

Quando si organizza un evento, indipendentemente che esso sia pubblico o privato, istituzionale, aziendale, che sia di carattere artistico/culturale o semplicemente ludico; in ogni singolo evento bisogna seguire dei passaggi ben definiti, in questo articolo le riassumerò in cinque fasi. Primo fra tutti, che è anche il mio preferito e che mi vede coinvolta in prima persona, è la prima fase:

– Ideazione

Questo è il momento di studio puro, per gli eventi su commissione, essa è l’attività successiva alla consulenza; se invece è un evento di proprietà è il momento più creativo che ci possa essere, in quanto si è liberi di creare ciò che si vuole. Come dicevo, questa fase è dedicata alla studio, per alcuni giorni di solito mi capita di isolarmi e dedicare tutto il mio tempo alla lettura e alle ricerche sul web, per individuare un preciso momento storico che mi possa permettere di creare e realizzare un evento che sia il più realistico possibile in ogni sua sfaccettatura, concentrandomi soprattutto nei particolari che  fanno la differenza. Per poter scrivere il progetto in modo corretto, ci sono delle tecniche e strumenti che un organizzatore generalmente usa, utili per le fasi successive. Strumenti di cui i miei allievi usano in fase di esercitazione durante i miei corsi. Gli strumenti che adopera un organizzatore di eventi, specie se si occupa di eventi particolari, quali ad esempio il vintage; hanno la funzione di fornire sia un quadro generale del progetto e sia di visualizzare il particolare, che nel caso di errore può correggere. Questa è una delle fasi più delicate, che devono essere affrontate con metodo, senza dimenticare un gran quantitativo di creatività.

– Progettazione strategica

Si continua a lavorare sulla carta. Questa fase consiste nel tradurre sotto il punto di vista pratico e funzionale l’idea di evento elaborato dall’organizzatore e vede l’intervento anche di altre figure professionali.

Ovvero il progetto deve contenere:

– Un piano economico;

– Un piano di Fundraising;

– Analisi di fattibilità.

In queste micro-fasi, per poter elaborare una corretta strategia ci sono delle tecniche e strumenti di cui si avvengono i professionisti, preposti a svolgere questo compito, sempre con la supervisione del Project Manager.

– Progettazione esecutiva.

Da qui in avanti si entra nel vivo dell’organizzazione effettiva dell’evento, realizzando in modo concreto quanto scritto sul progetto.

Questa fase consiste nel definire gli aspetti organizzativi, burocratici, logistici, di gestione della serata e dell’accoglienza dei partecipanti. Ma anche sul piano tecnico si eseguono i primi sopralluoghi, si elabora un piano di allestimento e di coordinamento durante l’evento. Ma la progettazione esecutiva non si limita solo a queste fasi operative, ma è una fase molto lunga e piena di attività e richiede l’intervento di più figure.

– Comunicazione e promozione.

Quando si arriva al punto di elaborare una strategia per comunicare e promuovere l’evento, il nostro evento è quasi pronto, manca solo qualche dettaglio, ma la parte più importante è già stata organizzata.

Questa fase consiste: nell’ideazione grafica della campagna pubblicitaria, nell’attività di ufficio stampa, nella promozione online e offline e di cura di ogni aspetto della parte marketing.

Ci sono diverse strategie per creare un piano marketing vincente e  richiede l’intervento di più figure; ogni attività ha le sue tecniche e strumenti da usare.

– Evento e chiusura dell’evento

Ebbene i giochi sono fatti, dopo settimane e talvolta mesi di duro lavoro siamo giunti al giorno dell’evento. Il primo requisito di un evento di successo è infatti che l’organizzazione non si veda in giro a dirigere i lavori. Il primo approccio che gli invitati avranno sarà con l’accoglienza e la registrazione. È necessario che questa fase avvenga in maniera più veloce possibile, ma nello stesso tempo deve essere armonica e fluente. Durante l’evento ogni figura dello staff dovrà presidiare la propria area di intervento.

La conclusione dell’evento è un altro momento fondamentale.

Questa fase prevede 2 momenti:

– CHIUSURA AMMINISTRATIVA

– VERIFICA FINALE

In conclusione della mia mini-guida per organizzare un evento di successo, ricordate che l’ospite, lo spettatore, il fruitore, si deve sentire coinvolto e magari arricchito dall’esperienza dell’evento. Il ricordo dell’evento sarà legato all’emozione, al coinvolgimento e quindi ad un’esperienza vissuta positivamente in prima persona.

Ci sono ancora tante cose che riguardano l’organizzazione di un evento di cui non vi ho parlato; ogni attività ha le sue tecniche e strumenti da usare.

Se vuoi saperne di più, imparare ad usare tutti gli strumenti del mestiere fase dopo fase per poter successivamente metterli in campo in modo efficace, ti aspetto al mio corso “Organizzare eventi” che si terrà a Milano il 09-20 – 16 e 17 febbraio 2019!!!