Come organizzare in modo efficace un evento aziendale, rappresentando al meglio il brand del nostro cliente?

Quando ad un organizzatore di eventi gli viene commissionato di organizzare un evento aziendale, che esso sia un colazione business, il lancio di un nuovo prodotto, un seminario, una cena di gala ecc.., ha una grossa responsabilità! Infatti da quel momento, l’event planner diventa parte integrante di quella azienda e deve fare di tutto per soddisfare le esigenze del cliente, portando a compimento l’obiettivo che l’azienda a monte si era prefissata con quell’evento. E’ bene sapere che gli eventi, soprattutto quelli aziendali, sono un ottimo strumento di marketing. E’ il momento in cui l’azienda comunica ai propri clienti, partners e fornitori chi sono, è un tipo di comunicazione diretta (face to face) è di certo, l’obiettivo è rappresentare il proprio brand al meglio. Per poter fare ciò è necessario organizzarli alla perfezione, nulla deve essere lasciato al caso, tutto deve essere organizzato in modo impeccabile.

Alcuni consigli per organizzare un evento aziendale in modo efficace:

• Primo fra tutti cercare di capire perché si fa l’evento, qual è lo scopo! Per poter superare questo primo punto è sufficiente porsi tre domande:

1. Che genere di evento voglio organizzare? (l’evento che mi rappresenta);
2. Perché voglio organizzare questo evento? (lo scopo);
3. Cosa spero di ottenere da questo evento? (risultato).

Tutti gli eventi che si organizzano all’esterno dell’azienda, servono a rappresentare il concept dell’azienda stessa e, queste domande (e molte altre ancora) sono utili per evitare scivoloni non previsti!

• Elaborare una corretta strategia che prevede tutte le fasi dell’organizzazione di un evento: ideazione, pianificazione, organizzazione e gestione;
• Personalizzate l’evento, trovate un’idea che sia unica e originale, che possa rappresentare uno degli aspetti dell’azienda, che sia un valore o una caratteristica particolare da mettere in risalto;
• Coccolate il vostri ospiti. Dare il benvenuto alle persone che prenderanno parte all’evento è un’ottima strategia. Regalate dei gadget che siano: a tema con l’evento, utili al vostro ospite ma soprattutto che sia brandizzati con il logo dell’azienda, in questo modo prenderete due piccioni con una fava. Avrete donato qualcosa di utile al vostro ospite, facendolo sentire benvenuto al vostro evento e nel frattempo tutte le volte che utilizzerà il vostro gadget, guardando il brand stampato sull’oggetto si ricorderà di voi e del vostro evento. Niente male, no?!
• Questo è l’elemento più importante di tutti “Raccontate una storia”. Non dimenticatevi mai di raccontare la storia dell’azienda. Com’è nata, i primi sacrifici fatti per arrivare al successo presente, case history di successo e piccoli insuccessi (serviranno ad umanizzare l’azienda!).

Ricordate l’obiettivo di un evento di successo, soprattutto se si parla di aziende è emozionare, comunicare un qualcosa che sia unico, positivo e che lasci il segno. Ricordatevi che quando si organizzano gli eventi, l’unico obiettivo che si ha è comunicare in modo efficace, potendo accedere il giorno successivo, ma anche nel corso del tempo allo strumento di marketing più potente e antico che esiste, nonostante il progresso e la digitalizzazione, ovvero il passaparola! In questo modo avrete fatto sentire il vostro ospite, parte integrante dell’evento, contribuendo altresì ad un momento in cui l’azienda ne gioverà nel corso del tempo.

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